Yksi kollega odottaa tiimitapahtumalta aktiivista tekemistä, toinen rauhallista keskustelua ja kolmas uutta kokemusta. Jos kysyt vain ”mitä voisimme tehdä?”, vastauksia voi tulla enemmän kuin osallistujia. Kuinka valita niiden joukosta?
Aloita tapahtuman tavoitteesta, kysy tiimin mieltymyksiä ja vertaile aktiviteettien järjestelyjä. Sopiva valinta antaa ihmisille mahdollisuuden osallistua heille sopivalla tavalla ja mahtuu ajan, paikan ja budjetin rajoihin. Näin on helpompi päättää myös se, sopisiko tiimillesi luova työpaja, yhteinen kokkaus vai aktiivisempi toiminta.
Ennen aktiviteettilistan laatimista viimeistele lause: ”Haluamme tällä tapahtumalla…”
Haluatteko auttaa uusia kollegoita tutustumaan toisiinsa, juhlistaa projektin päättymistä vai tarjota vaihtelua työpäivän oheen? Jokainen tavoite ohjaa valintaa hieman eri suuntaan.
Jos tiimiin on tullut uusia ihmisiä, kannattaa etsiä aktiviteettia, jonka aikana jää aikaa puhua. Haastava tehtävä, joka vaatii täyden huomion, ei välttämättä ole tähän paras. Jos tiimi haluaa oppia yhdessä jotain uutta, juuri ohjattu toiminta voi olla tapahtuman keskipiste.
Valitse yksi päätavoite. Se auttaa myöhemmin päättämään, mitä ideoita tutkia tarkemmin ja mitkä jättää sivuun seuraavaa kertaa varten.
Järjestäjän oma lempiaktiviteetti on hyvä lähtökohta, mutta muiden mieltymyksistä kannattaa kysyä erikseen. Lyhyt kysely auttaa tekemään valinnan paremmin kuin yleinen keskustelu, jossa nopeimmin ääneen pääsevät määrittävät suunnan.
Kysy esimerkiksi:
Tarjoa mahdollisuus vastata kolmanteen kysymykseen järjestäjälle yksityisesti. Kaikki eivät halua selittää tarpeitaan kollegoiden edessä.
Älä yritä löytää vastauksista yhtä aktiviteettia, josta poikkeuksetta kaikki pitäisivät. Etsi yhteisiä piirteitä: halutaanko enemmän seurusteluaikaa, vältetäänkö kilpailua vai ollaanko valmiita oppimaan yhdessä jotain uutta? Nämä havainnot auttavat rajaamaan valintoja.
Kun muutama idea on jäänyt jäljelle, tutki niiden todellista rakennetta. ”Työpaja”, ”retki” tai ”kokkaus” voi tarkoittaa eri palveluntarjoajilla hyvinkin erilaista kokemusta.
| Kriteeri | Mitä kysyä ennen varaamista? |
|---|---|
| Ennakkotaidot | Voiko aloittelija osallistua ohjauksen tuella? Mitkä työvaiheet voivat olla haastavampia? |
| Tempo | Täytyykö kaikkien edetä samaan tahtiin vai voiko joissakin vaiheissa toimia rauhallisemmin? |
| Keskustelumahdollisuus | Milloin voi puhua keskenään ja milloin on keskityttävä ohjaajaan? |
| Osallistumisen joustavuus | Voiko tehtävää tai osallistumistapaa tarvittaessa mukauttaa? |
| Aika ja tila | Kuinka paljon aikaa koko toiminta vaatii valmisteluineen ja lopetuksineen? Millainen paikka sopii? |
Esimerkiksi ohjatun luovan työn kohdalla selvitä työvälineiden käyttö ja avun saatavuus. Liikunta-aktiviteetin kohdalla täsmennä rasitustaso, reitti ja sääriippuvuus. Yhteisen kokkauksen kohdalla kysy työnjaosta ja ruokavaliotarpeiden huomioimisesta.
Vertailu auttaa näkemään, mikä konkreettinen ratkaisu vastaa tiimisi odotuksia.
Luova työpaja on yksi vaihtoehto, kun haluatte tehdä yhdessä jotain omin käsin ja saada toiminnan päätteeksi valmiin esineen. Eri kiinnostuksen kohteita omaavan tiimin kohdalla valintaa voi helpottaa se, jos valmistetulla esineellä on osallistujalle käyttöä tai merkitystä.
Örreken nahkatyöpajassa käytetään nahkaverstaan ylijäämämateriaaleja ja valmistetaan pienempiä asusteita, kuten avaimenperiä ja kirjanmerkkejä. Tämä antaa järjestäjälle konkreettisen lähtökohdan: voisiko tiimiäsi puhutella käytännöllisen esineen valmistaminen?
Toinen esimerkki on ”Sirpaleet tuovat onnea!”, jossa vanhasta posliinista valmistetaan koruja tai avaimenperiä. Tästä ja muista vaihtoehdoista voit lukea Örreken kesäpäivien ideapostauksesta.
Jos joku sanoo ”en osaa käsitöitä”, kysy tarjoajalta, mitä taitoja valittu työpaja vaatii ja miten ohjaaja auttaa osallistujaa. Selkeä käsitys työvaiheista voi vähentää epäröintiä. Pelkkä työpajan nimi ei tätä tietoa anna.
Jos tiimi odottaa ensisijaisesti urheilullista haastetta tai kilpailua, tutustu myös niitä vastaaviin aktiviteetteihin. Valinnan tulisi perustua tiimisi tavoitteeseen.
Yhteinen tekeminen ei tarvitse tarkoittaa, että kaikki tekevät täsmälleen samanlaisen esineen. Kysy palveluntarjoajalta, voiko valitussa työpajassa valita muotoilun, värit tai jonkin työvaiheen. Näin saat ennen varaamista tietää, kuinka paljon henkilökohtaisia valintoja toiminta mahdollistaa.
Mieti myös, miten ihmiset aloittavat. Yhteisellä aloituksella varustettu työpaja auttaa antamaan ohjeet koko porukalle kerralla. Pidemmän tapahtuman oheen voi harkita toimintapistettä, johon liitytään eri aikoina. Tällaisen formaatin sopivuudesta ja järjestelyistä tulee neuvotella tarjoajan kanssa erikseen.
Rauhallisesti omaan työhönsä keskittyvä kollega voi nauttia toiminnasta yhtä paljon kuin ihminen, joka osallistuu koko pöydän keskusteluun. Tuntemusten esittely ja keskinäinen vertailu tulisi olla sovittu osa ohjelmaa, ei odottamaton velvollisuus.
Ennen lopullista valintaa tarkista myös tilan esteettömyys sekä se, näkyykö ja kuuluuko ohjaaja hyvin. W3C:n tapahtumajärjestämisen opas suosittelee kysymään osallistujien tarpeita etukäteen — näin järjestelyjä voidaan mukauttaa niiden mukaan.
Hyvä kysely auttaa palveluntarjoajaa suosittelemaan sopivaa aktiviteettia. Kaikkia yksityiskohtia ei tarvitse vielä tietää, mutta kirjaa ylös:
Lisää myös suurin huolenaiheesi. Esimerkiksi: ”Haluamme aktiviteetin, jonka aikana jäisi aikaa keskustella. Osa kollegoista ei ole aiemmin kokeillut käsitöitä.” Tällainen kuvaus antaa valintaan enemmän tietoa kuin pelkkä osallistujamäärä.
Örreken tapahtumiin sopivien työpajojen valikoima on hyvä paikka ideoiden etsimiseen. Jos sopiva aktiviteetti ei ole vielä selvä, kuvaile meille tiimiäsi, tapahtuman tavoitetta ja järjestelyjen rajoitteita.
Pyydä tiimillesi työpajasuositus — autamme sinua pohtimaan valintaa.
